Automatisation de la suspension des utilisateurs Moodle via Webservice Aurion
Découvrez comment optimiser la gestion de vos comptes utilisateurs grâce à une intégration intelligente entre Aurion et Moodle. Cette présentation détaille une solution technique complète qui garantit la conformité, la sécurité et l'efficacité opérationnelle de votre établissement.
🧭 Contexte et objectif du projet
La situation actuelle
Le client utilise Aurion comme ERP et Moodle comme plateforme e-learning. Lorsqu'un étudiant quitte l'établissement ou devient inactif, la mise à jour manuelle dans Moodle engendre plusieurs problèmes critiques :
- Des retards importants dans la désactivation des comptes
- Un risque de non-conformité RGPD avec les données personnelles
- Une charge de travail supplémentaire pour l'équipe numérique
Notre objectif
Mettre en place un flux automatisé n8n qui transforme radicalement ce processus en :
- Récupérant automatiquement les utilisateurs à suspendre depuis Aurion
- Suspendant leurs inscriptions dans tous leurs cours Moodle
- Générant un rapport de suivi quotidien détaillé
Cette automatisation élimine les interventions manuelles tout en garantissant une traçabilité complète.
⚙️ Architecture technique du flux
Notre solution repose sur une architecture moderne et robuste qui connecte intelligemment vos systèmes existants. Le flux automatisé orchestre l'ensemble des opérations sans intervention humaine.
1
Aurion (Webservice)
Source de vérité unique pour les données RH et statuts utilisateurs
2
n8n (Flux automatisé)
Orchestrateur central qui gère l'extraction, le traitement et la synchronisation
3
Moodle (API REST)
Plateforme e-learning recevant les mises à jour automatiques
🧩 Étapes détaillées du processus
01
Extraction des données Aurion
Appel automatique du webservice Aurion chaque nuit à 02h00. Récupération de la liste complète des utilisateurs à suspendre avec leurs informations : userid, email, nom, prénom et statut.
02
Boucle de traitement
Pour chaque utilisateur identifié, le flux interroge intelligemment l'API Moodle afin d'identifier tous les cours auxquels il est actuellement inscrit.
03
Suspension des inscriptions
Appel de l'API core_enrol_edit_user_enrolment de Moodle. Mise à jour du statut status = 1 (suspendu) pour chaque inscription, avec vérification des erreurs éventuelles.
04
Génération du rapport
Consolidation automatique de toutes les suspensions effectuées avec date, email, cours et statut.
05
Notification et archivage
Envoi du rapport par e-mail automatique à l'équipe numérique avec possibilité d'archivage dans SharePoint ou OneDrive pour conservation.
🔒 Variables et sécurité
La sécurité des données et des accès constitue une priorité absolue dans notre solution. Tous les identifiants et tokens d'authentification sont stockés de manière sécurisée dans les variables d'environnement n8n, garantissant qu'ils ne sont jamais visibles dans le flux ni exposés.
Bonnes pratiques : Les tokens sont renouvelés périodiquement et les accès sont journalisés pour un audit complet. Conformité totale avec les exigences RGPD et sécurité informatique.
📊 Exemple de rapport généré
Chaque matin, un rapport détaillé est automatiquement généré et envoyé à votre équipe. Ce document Excel fournit une traçabilité complète de toutes les opérations effectuées pendant la nuit.
Le rapport inclut également des statistiques globales : nombre total de suspensions, taux de réussite des opérations, et liste des éventuelles erreurs nécessitant une attention particulière.
🚀 Bénéfices de
Gain de temps
Suppression complète de la mise à jour manuelle des comptes.
Fiabilité
Les données d'Aurion deviennent la source de vérité unique, éliminant les erreurs humaines et les oublis.
Sécurité et conformité RGPD
Désactivation automatique et immédiate des comptes inactifs, garantissant la protection des données personnelles.
Traçabilité
Rapport journalier horodaté avec historique complet de toutes les opérations effectuées.
Scalabilité
Le flux peut facilement être enrichi : réactivation automatique, notifications Teams, archivage long terme, et bien plus.
🔧 Idées d'évolution possibles
Notre solution a été conçue avec une architecture modulaire permettant des enrichissements futurs selon vos besoins. Voici les évolutions les plus pertinentes identifiées :
1
Réactivation automatique
Si un utilisateur redevient actif dans Aurion, le système peut automatiquement réactiver ses inscriptions Moodle avec l'historique préservé.
2
Intégration Teams
Ajout d'un canal Teams pour notification instantanée lors de chaque suspension, avec possibilité d'interaction et de validation.
3
Journalisation avancée
Stockage des suspensions dans Supabase ou SQL pour analyses statistiques et tableaux de bord dynamiques.
📅 Planning de mise en œuvre
Notre méthodologie agile garantit une implémentation rapide et efficace, avec validation à chaque étape. Voici le planning indicatif pour un déploiement complet :
1
Phase 1 : Analyse
Analyse approfondie du webservice Aurion et test exhaustif de l'API Moodle. Durée : 0,5 jour
2
Phase 2 : Développement
Développement du flux n8n complet avec logique métier, gestion d'erreurs et optimisations. Durée : 1,5 jour
3
Phase 3 : Tests
Tests unitaires complets et validation en environnement de préproduction. Durée : 0,5 jour
4
Phase 4 : Déploiement
Déploiement en production et formation de l'équipe technique. Durée : 0,5 jour
3
Jours ouvrés
Durée totale estimée pour une implémentation complète et opérationnelle
100%
Automatisation
Taux d'automatisation du processus après déploiement
0
Intervention manuelle
Nombre d'interventions humaines requises après mise en production
👨💻 Synthèse finale
Une solution complète et éprouvée
Ce projet d'automatisation représente une avancée significative dans la gestion de vos systèmes d'information. En connectant intelligemment Aurion et Moodle via n8n, vous bénéficiez d'un processus 100% automatisé, sécurisé et traçable.
- Technologie utilisée : n8n + Moodle API + Aurion Webservice
- Livrable principal : Flux n8n planifié avec rapport automatisé quotidien
- Résultat concret : Processus entièrement automatisé avec traçabilité complète
- Responsable technique : IT-UNIFY, expert en intégrations systèmes
Notre équipe assure un accompagnement complet depuis la conception jusqu'au déploiement, avec formation et support technique inclus.
"L'automatisation n'est pas seulement une question de technologie, c'est une transformation qui libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée."
Prêts à automatiser ?
Notre équipe IT-UNIFY est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et accompagner votre projet d'automatisation. Contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration personnalisée de la solution.
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